O AUDITOR-GERAL DO ESTADO, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o disposto no inciso IV do art. 26 da Resolução SEF n.º 45, de 29 de junho de 2007, combinado com o item 4 do parágrafo único do art. 1º da Lei n.º 287, de 04 de dezembro de 1979; e

CONSIDERANDO:

- que é dever do administrador público adotar medidas imediatas, com vistas ao ressarcimento de dano ao erário, independente da atuação dos órgãos de controle interno e externo;

- que os processos de ressarcimento de dano ao erário devem pautar-se pelos princípios da racionalidade administrativa, do devido processo legal, da economia processual, da celeridade, da ampla defesa e do contraditório;

- a necessidade de atualização das normas para fortalecimento do controle governamental;

- que cabe à Auditoria Geral do Estado – AGE dispor acerca dos documentos que deverão compor os processos de Tomadas de Contas, inclusive prazo de encaminhamento, por força do artigo 28 do Decreto n.º 43.463, de 14 de fevereiro de 2012.

RESOLVE:

TÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º A instauração, a organização e a certificação de Tomadas de Contas obedecerão ao disposto nesta Instrução Normativa - IN.

Art. 2º Tomada de Contas é a ação desempenhada pelo órgão competente para apurar a responsabilidade de pessoa física, órgão ou entidade que deixarem de prestar contas e das que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte, ou possa resultar dano ao erário, devidamente quantificado.

Parágrafo único. Consideram-se responsáveis pessoas físicas ou jurídicas às quais a obrigação de ressarcir o dano ao erário possa ser imputada.

TÍTULO II

MEDIDAS ADMINISTRATIVAS INTERNAS ANTERIORES À INSTAURAÇÃO DA TOMADA DE CONTAS

Art. 3º A Tomada de Contas é um rito de exceção e só deve ser instaurada depois de esgotadas as medidas administrativas internas sem obtenção da prestação de contas ou do ressarcimento do dano ao erário.

§ 1º São consideradas medidas administrativas internas as diligências, as notificações, as comunicações, as sindicâncias ou outros procedimentos, devidamente formalizados, destinadas a promover a prestação de contas ou o ressarcimento do dano ao erário.

§ 2º As medidas administrativas internas deverão ser concluídas em até 30 (trinta) dias, contados da data do evento, quando conhecida, ou da data da ciência do fato.

Art. 4º Esgotadas as medidas administrativas internas sem que haja a consecução da prestação de contas ou a reparação do dano ao erário, o ordenador de despesas deverá comunicar o fato, sob pena de responsabilidade solidária, à Coordenadoria Setorial de Auditoria visando à instauração do procedimento de Tomada de Contas.

Parágrafo único. A comunicação do ordenador de despesas deverá estar acompanhada dos documentos citados no § 1º do art. 3º desta IN.

TÍTULO III

DA INSTAURAÇÃO

Art. 5º A Tomada de Contas será instaurada pelas Coordenadorias Setoriais de Auditoria – COSEAs, ou equivalentes, no âmbito de suas respectivas áreas de atuação, depois de esgotadas as medidas administrativas internas previstas no § 1º do art. 3º desta IN, quando caracterizado pelo menos um dos seguintes fatos:

I – omissão do dever de prestar contas;

II – impugnação total ou parcial da prestação de contas da aplicação de adiantamentos, da execução de convênios e de contratos formais pelo ordenador de despesas, ou outros formalmente indicados;

III – extravio, perda, subtração ou deterioração culposa ou dolosa de valores, bens ou materiais do Estado, ou pelos quais o responsável pela sua guarda responda;

IV – término de gestão, por falecimento, de tesoureiro ou pagador, almoxarife ou de responsável pela guarda de bens patrimoniais;

V – outros previstos em lei ou regulamento.

Art. 6º A Tomada de Contas não será instaurada, sem prejuízo das sanções administrativas e/ou penais cabíveis, se for o caso, quando, na fase da adoção das medidas previstas no § 1º do art. 3º desta IN, ocorrer:

I – o recolhimento do dano ou a recomposição dos bens; ou

II – a apresentação da prestação de contas e a sua aprovação pelo órgão ou pela entidade competente.

Art. 7º É pressuposto para instauração de tomada de contas a existência de elementos fáticos e jurídicos suficientes para:

I – comprovação da ocorrência de dano;

II – identificação das pessoas físicas ou jurídicas que deram causa ou concorreram para a ocorrência de dano.

Parágrafo único. A demonstração de que tratam os incisos I e II deste artigo abrange, obrigatoriamente:

a) descrição detalhada da situação que deu origem ao dano, lastreada em documentos, narrativas e outros elementos probatórios que deem suporte à comprovação de sua ocorrência;

b) exame da suficiência e da adequação das informações, contidas em pareceres de agentes públicos, quanto à identificação e quantificação do dano;

c) evidenciação do nexo causal entre a situação que deu origem ao dano e a conduta ilegal, ilegítima ou antieconômica da pessoa física ou jurídica a quem se imputa a obrigação de ressarcir ao erário, por ter causado ou concorrido para a ocorrência de dano.

Art. 8º A Tomada de Contas será realizada com independência e imparcialidade, cabendo à autoridade administrativa competente assegurar os meios necessários ao desenvolvimento dos trabalhos.

TÍTULO IV

DA QUANTIFICAÇÃO DO DANO

Art. 9º A quantificação do dano far-se-á mediante:

I – verificação, quando for possível quantificar com exatidão o real valor devido; ou

II – estimativa, quando, por meios confiáveis, apurar-se quantia que seguramente não exceda o real valor devido.

Art. 10 O dano será atualizado monetariamente pela UFIR-RJ, ou qualquer outro índice que venha a substituí-lo, na forma da legislação aplicável aos débitos para com a Fazenda Pública, desde a data da ocorrência do fato.

Parágrafo único. Não se aplicam as regras do caput aos danos apurados em tomadas de contas decorrentes da execução ou da ausência de prestação de contas de convênio, em que a atualização monetária e os juros legais são regulados por meio do Decreto n.º 41.528, de 31 de outubro de 2008.

TÍTULO V

DA ORGANIZAÇÃO

Art. 11 Os processos de Tomada de Contas por omissão no dever de prestar contas deverão ser instruídos com os documentos a serem juntados nas respectivas Prestações de Contas, no que couber.

Art. 12 Para os demais casos, relacionados nos incisos II a V do art. 5º desta IN, integrarão os processos de Tomada de Contas os seguintes documentos, que deverão ser numerados e juntados tempestivamente aos autos do processo administrativo:

I – Termo de Instauração de Tomada de Contas preenchido (Anexo I);

II – ofício do Tribunal de Contas do Estado – TCE e respectivo voto do Conselheiro Relator, quando a Tomada de Contas tenha sido por ele determinada para instauração no âmbito do órgão ou da entidade;

III – cópias das notificações de cobranças, comunicações, requerimentos, acompanhados de aviso de recebimento ou de qualquer outra forma que assegure a ciência ao notificado da ausência das prestações de contas, bem como os originais de suas manifestações, defesa ou dos documentos que comprovem a reparação do dano ao erário, quando houver, além de comprovantes de despesas, quando for o caso;

IV – cópia do Registro de Ocorrência na delegacia, quando for o caso;

V – cópias dos relatórios conclusivos de comissão de inquérito ou sindicância, de laudos periciais, bem como de relatório final de inquérito policial, e de decisões em processos administrativos e ações judiciais, se houver;

VI – identificação do(s) responsável(is) (Anexo II);

VII – quantificação do dano atualizado monetariamente (Anexo III);

VIII – cópia do documento de lançamento referente à inscrição do(s) responsável(eis) na conta “Créditos por Danos ao Patrimônio”;

IX – Pronunciamento do Ordenador de Despesas, no qual atestará haver tomado conhecimento dos fatos apurados e indicará as medidas adotadas para o saneamento das deficiências e irregularidades (Anexo IV);

X – Relatório do Tomador de Contas (Anexo V), elaborado pela Coordenadoria Setorial de Contabilidade – COSEC, ou equivalente, que conterá manifestação acerca dos seguintes quesitos:

a) apuração dos fatos, indicando a descrição cronológica dos fatos apurados, especificando o motivo determinante da instauração, origem e data da ocorrência ou do conhecimento do fato, com a indicação das normas e regulamentos eventualmente infringidos;

b) identificação do responsável, individual ou solidariamente, pelo ato de gestão inquinado, com elementos que permitam ajuizamento acerca da responsabilidade pelo dano ao erário;

c) quantificação do dano atualizado, por responsável identificado, e das parcelas já recolhidas, se for o caso;

d) descrição dos procedimentos que foram tomados visando ao ressarcimento do dano;

e) descrição dos procedimentos que foram adotados para impedir ou diminuir a ocorrência de fatos semelhantes.

Art. 13 O processo de Tomada de Contas por desvio de bens do Estado será constituído, além daqueles indicados no art. 12 desta IN, dos seguintes elementos:

I – cópia da Nota de Lançamento (NL) referente à baixa do bem;

II – cópia da Nota Fiscal de aquisição do bem ou respectiva Ficha Individual de Bem Patrimonial ou Ficha de Movimento de Material, a qual conterá, obrigatoriamente, a descrição do bem, número de inventariação, data e valor da aquisição e sua localização;

III – Termo de Baixa Definitiva do Bem.

Art. 14 Os processos de Tomada de Contas instaurados por omissão quanto ao dever de prestar contas, à falta de comprovação ou aplicação irregular dos recursos repassados mediante convênio, deverão ser instruídos, com os seguintes documentos, além dos enumerados no art. 12 desta IN:

I – comprovação de retenção, pelo concedente, das parcelas vincendas, quando for o caso;

II – cópia do documento de lançamento referente à inscrição da inadimplência ou à impugnação de todo ou parte da execução de convênio.

TÍTULO VI

DO PRAZO

Art. 15 No prazo de 60 (sessenta) dias da instauração da Tomada de Contas, a Coordenadoria Setorial de Contabilidade, ou equivalente, devolverá os autos para a Coordenadoria Setorial de Auditoria, se oriundos da Administração Direta, ou os encaminhará para o Órgão Central do Subsistema de Auditoria, se oriundos da Administração Indireta.

TÍTULO VII

DO RELATÓRIO DE AUDITORIA

Art. 16 O Relatório de Auditoria (Anexo VI) será elaborado pela equipe da Coordenadoria Setorial de Auditoria, ou equivalente, no âmbito da administração direta e indireta.

Art. 17 O Relatório de Auditoria conterá manifestação sobre:

I – a adequação das medidas administrativas adotadas pela autoridade competente para a caracterização ou elisão do dano;

II – o cumprimento das normas pertinentes à instauração e ao desenvolvimento da Tomada de Contas;

III – o relatório do Tomador de Contas.

Parágrafo único. O Coordenador Setorial de Auditoria, ou equivalente, fará consignar, no Relatório de Auditoria, parecer no qual opinará pela regularidade, regularidade com ressalva ou irregularidade da Tomada de Contas.

TÍTULO VIII

DO ARQUIVAMENTO DA TOMADA DE CONTAS

Art. 18 Fica autorizado o arquivamento, no órgão ou entidade de origem, da Tomada de Contas já constituída, com o respectivo Relatório de Auditoria, nas hipóteses de:

I – recolhimento do dano no âmbito interno, atualizado monetariamente;

II – apresentação e aprovação da prestação de contas;

III – o valor do dano, atualizado monetariamente, ser inferior ao valor ajuizável em dívida ativa pela Procuradoria Geral do Estado; ou

IV – outra situação em que o débito seja descaracterizado.

§ 1º A hipótese prevista no inciso I deste artigo não exclui a adoção de sanções administrativas e/ou penais cabíveis, se for o caso.

§ 2º As Tomadas de Contas instauradas por determinação do Tribunal de Contas do Estado semente serão arquivadas por autorização expressa da Corte de Contas.

Art. 19 As Coordenadorias Setoriais de Auditoria, ou equivalentes, da Administração Direta e Indireta deverão, a título de racionalização administrativa e economia processual, na Prestação de Contas Anual do Ordenador de Despesas, relacionar, em item próprio do Relatório de Auditoria, os processos de Tomada de Contas que tenham sido arquivados no órgão ou entidade de origem.

Art. 20 A qualquer tempo, os órgãos de controle interno e externo poderão, à vista de novos elementos que considerem suficientes, solicitar o desarquivamento do processo e determinar que se ultime a respectiva Tomada de Contas.

TÍTULO IX

DA CERTIFICAÇÃO

Art. 21 O Certificado de Auditoria (Anexo VII), emitido pela Auditoria Geral do Estado dentro dos prazos previstos na legislação vigente, será classificado como Regular, Regular com Ressalva ou Irregular, conforme dispõe o artigo 31 do Decreto nº 43.463/2012.

Art. 22 Para fim de emissão de Relatório e Certificado de Auditoria, a AGE poderá solicitar aos órgãos e entidades, integrantes do Poder Executivo, a juntada à Tomada de Contas de outros documentos que não estejam relacionados nesta Instrução Normativa.

TÍTULO X

DA TOMADA DE CONTAS ESPECIAL

Art. 23 Tomada de Contas Especial é um processo administrativo devidamente formalizado pelo Órgão Central do Subsistema de Auditoria, com rito próprio, para cumprimento de determinação emanada pelo Tribunal de Contas do Estado.

§ 1º O processo administrativo da Tomada de Contas Especial será aberto pelo Órgão Central do Subsistema de Auditoria, sendo sua instauração efetuada pelas Coordenadorias de Auditoria, a critério do Auditor-Geral do Estado.

§ 2º A Tomada de Contas Especial será composta, no que couber, dos documentos relacionados nos artigos 12 a 14, bem como o disposto no art. 22 desta IN.

Art. 24 Os processos de Tomada de Contas Especial, seja qual for o montante do dano apurado ou opinião exarada, serão encaminhados ao Órgão de Controle Externo, após a certificação pelo Auditor-Geral do Estado.

TÍTULO XI

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 Os Anexos desta IN e o Manual de Tomada de Contas, parte integrante desta Instrução Normativa, estarão disponíveis no Portal da AGE.

Art. 26 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 27 Ficam revogadas as disposições em contrário, especialmente a Instrução Normativa n.º 05, de 17 de julho de 2008.

Rio de Janeiro, 04 de julho de 2013.

Eugenio Manuel da Silva Machado

Auditor-Geral do Estado

ID 3.216.384-3