O AUDITOR-GERAL DO ESTADO, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o disposto no inciso II do art. 106 da Resolução SEFAZ nº 89, de 30 de junho de 2017, combinado com o item 4 do parágrafo único do artigo 1.º da Lei n.º 287, de 04 de dezembro de 1979, e

CONSIDERANDO:

- a necessidade de atualização das normas para fortalecimento do controle governamental, visando ao aperfeiçoamento dos processos da gestão pública;

- a necessidade de adequação aos preceitos estabelecidos na Deliberação do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro - TCE-RJ nº 278, de 24 de agosto de 2017.

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer normas de organização da documentação relativa à gestão e fiscalização da execução de contratos formais, cujos valores sejam iguais ou superiores aos estabelecidos para a modalidade de concorrência, firmados pelos órgãos e entidades pertencentes à Administração Pública Estadual, com o objetivo de demonstrar a sua boa administração, guarda e controle.

Parágrafo Único: Para fins desta Instrução Normativa – IN, são utilizadas as definições do art. 17 do Decreto nº 45.600, de 16 de março de 2016.

Art. 2º Os órgãos e entidades deverão providenciar os seguintes documentos, ao longo da vigência de cada contrato ou em até 180 dias do fim de sua vigência, conforme o caso:

I - cópia do contrato e dos seus anexos, quando estes forem partes integrantes do instrumento firmado;

II - cópias dos eventuais termos aditivos e apostilamentos;

III - cópia da publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro dos extratos do contrato e eventuais termos aditivos;

IV - cópia do parecer emitido pela Assessoria Jurídica, relativo à contratação e eventuais termos aditivos e apostilamentos;

V - cópia das alterações do contrato social da contratada, se houver, ocorridas durante a vigência contratual;

VI - cópia do despacho adjudicatório e de homologação da licitação realizada ou de justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade;

VII – cópia do acordo de níveis de preço – ANS, no caso de dispensa ou inexigibilidade de licitação, conforme inciso II do art. 11 do Decreto n.º 45.600, de 16 de março de 2016;

VIII - cópia da planilha de custos apresentada pela empresa contratada, contendo o orçamento detalhado que expresse a composição de todos os seus custos unitários, no caso de contrato de serviços, obras ou serviços de engenharia;

IX - cópia do projeto básico, termo de referência ou similar, quando couber;

X - cópia do projeto executivo, quando couber;

XI - cópia do documento referente ao cumprimento da garantia prevista no edital da licitação, bem como sua liberação ou restituição ao término da execução contratual, quando couber;

XII - cronograma físico-financeiro da execução;

XIII - relação de pagamentos;

XIV - cópia dos documentos comprobatórios das despesas efetuadas, atestados no verso por dois servidores do contratante, devidamente identificados, excetuado o ordenador de despesas, com a declaração expressa de que foi recebido o material, executado o serviço ou realizada a obra em condições satisfatórias para o serviço público;

XV – registro de ocorrência, conforme inciso III do art. 11 do Decreto n.º 45.600/16;

XVI – formulário de acompanhamento da execução do contrato, emitido pelo fiscal de contrato ou comissão de fiscalização, conforme o caso;

XVII – formulário de acompanhamento da gestão do contrato, emitido pelo gestor do contrato;

XVIII - termo de aceitação definitiva do objeto contratado;

XIX - “cadastro do responsável” de todos os signatários do ente contratante, gestores e fiscais de todo o período de vigência do contrato e dos eventuais termos aditivos;

XX - cópia da publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro do ato de nomeação do fiscal de contrato, quando esta designação não constar do referido instrumento;

XXI - cópia da publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro do ato de nomeação do gestor do contrato, quando esta designação não constar do referido instrumento;

XXII - Termos de Inspeção realizada pelo fiscal ou comissão de fiscalização e pelos órgãos de controle, quando ocorrer.

§1º - No caso de órgão ou entidade que não utilize o Sistema Integrado de Gestão Orçamentária, Financeira e Contábil do Rio de Janeiro – SIAFE-RIO, ou outro sistema que vier a substitui-lo, deverão ser providenciadas cópias das Ordens Bancárias, ou documento equivalente, informadas no documento do inciso XIII, emitidas para pagamento à contratada.

§2º - Sempre que houver substituição formal do fiscal de contrato, deverá ser emitido o documento previsto no inciso XVI, por parte desse fiscal substituído, referente ao seu período de fiscalização.

§3º - Os documentos previstos neste artigo podem ser substituídos por formulários padronizados, emitidos pelo Sistema Integrado de Gestão das Aquisições – SIGA, ou outro que vier a substituí-lo, desde que contenham informações semelhantes ou equivalentes.

Art. 3º A organização da documentação relativa à execução de contratos de obras ou serviços de engenharia, será constituída dos seguintes elementos, além daqueles indicados no art. 2.º desta IN:

I - ordem de serviço de início da execução;

II - boletins de medição;

III - anotação de Responsabilidade Técnica junto ao Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia – ART/CREA – relativa aos projetos, aos levantamentos e à execução do objeto contratado;

IV - fotos dos momentos inicial e final da execução do objeto.

Art. 4º A documentação relacionada nos artigos 2º e 3º desta IN deverá ser mantida arquivada no órgão ou entidade de origem, preferencialmente, em meio eletrônico, sob a guarda do Gestor de Contratos, ficando à disposição dos órgãos de controle interno e externo para fins de auditorias e inspeções.

Parágrafo Único: A contratante deverá providenciar e manter arquivados os documentos mencionados nos artigos 2º e 3º desta IN mesmo nos casos de denúncia ou rescisão contratual.

Art. 5º Na hipótese de impropriedade detectada na execução do contrato deverão ser adotados os procedimentos previstos na legislação vigente para apuração da responsabilidade.

Art. 6º Os Anexos desta IN estarão disponíveis no Portal da Auditoria Geral do Estado no site da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento.

Parágrafo Único: Consta como anexo desta IN, para uso opcional, planilha referente ao Cronograma Físico-Financeiro.

Art. 7º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º Ficam revogadas as disposições em contrário, em especial a Instrução Normativa nº 30 de 19 de novembro de 2014.

Rio de Janeiro, 2 de março de 2018.

Rui César dos Santos Chagas

Auditor-Geral do Estado

ID 1.943.605-0