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Governo do Estado do Rio de Janeiro
SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA DO RIO DE JANEIRO

 

 

Publicada no D.O.E. de 00.00.2008, pág. 00
Este texto não substitui o publicado no D.O.E
 
 

INSTRUÇÃO NORMATIVA AGE N.º 02, DE 27 DE FEVEREIRO DE 2008

 
      Estabelece o conteúdo e modelos de Programação Anual de Auditoria (PAA), dos Relatórios Quadrimestrais de Auditoria (RQA) e do Relatório Anual de Auditoria (RAA).

O AUDITOR-GERAL DO ESTADO, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o disposto no inciso IV do art. 26 da Resolução SEF nº 45, de 29 de junho de 2007, combinado com o item 4 do parágrafo único do artigo 1.º da Lei n.º 287, de 04 de dezembro de 1979; e,

 

CONSIDERANDO a necessidade de atualização das normas para fortalecimento do controle governamental:

 

RESOLVE:

 

Art. 1.º Os conteúdos da Programação Anual de Auditoria (PAA), dos Relatórios Quadrimestrais de Auditoria (RQA) e do Relatório Anual de Auditoria (RAA) obedecerão ao disposto nesta Instrução Normativa.

 

Art. 2.º Determinar as Auditorias Internas, ou departamentos/órgãos equivalentes, a elaboração da PAA, dos RQAs e do RAA.

 

TÍTULO I

DA PROGRAMAÇÃO ANUAL DE AUDITORIA

 

Art. 3.º Fixar o prazo de até trinta dias, contados do encerramento do exercício financeiro, para a remessa do PAA à Auditoria Geral do Estado (AGE), por meio de processo administrativo.

 

Art. 4 A PAA deverá ser apresentada sob a forma de uma Matriz de Planejamento, conforme Anexo I, indicando o órgão / entidade e o ano a que se refere, devendo conter, no mínimo, as seguintes informações:

 

a) área da gestão a ser examinada;

b) objetivos da auditoria;

c) questões de auditoria;

d) fontes de informações;

e) técnicas de auditoria;

f) período de execução.

 

Art. 5 Atribuir às Coordenações de Auditoria desta Auditoria Geral do Estado a tarefa de revisão e aprovação da PAA.

 

Parágrafo Único: Fixar o prazo máximo de quinze dias para o exame do processo, a contar do seu recebimento na Auditoria Geral do Estado. Após a análise, o processo deverá ser devolvido, para arquivamento, ao órgão / entidade.

 

Art. 6 Para o cumprimento do disposto no caput do art. 5º, poderão as Coordenações de Auditoria da AGE propor acréscimo nos itens constantes da PAA, que deverão ser ratificados pelo Auditor-Geral do Estado.

 

TÍTULO II

DOS RELATÓRIOS QUADRIMESTRAIS DE AUDITORIA

 

Art. 7.º Os Relatórios Quadrimestrais de Auditoria deverão ser elaborados com base na PAA aprovada pela AGE.

 

§ 1º Fixar o prazo máximo de trinta dias, ao final de cada quadrimestre, para encaminhamento dos Relatórios Quadrimestrais à Auditoria Geral do Estado.

 

§ 2º Os Relatórios Quadrimestrais de Auditoria deverão ser conclusivos quanto aos trabalhos realizados, onde deverão ser mencionadas, caso ocorram, as falhas encontradas, as recomendações feitas visando corrigir os fatos apontados, bem como as ações já implementadas.

 

Art. 8 As Coordenações de Auditoria desta AGE deverão analisar os Relatórios Quadrimestrais de Auditoria.

 

Parágrafo Único: Os achados decorrentes da análise mencionada no caput deste artigo deverão compor um item do Relatório de Auditoria da AGE sobre a Prestação de Contas dos Ordenadores de Despesas dos órgãos e entidades.

 

TÍTULO III

DO PARECER E DO RELATÓRIO ANUAL DE AUDITORIA

 

Art. 9º O Parecer da Auditoria Interna, ou departamento/órgão equivalente deverá contemplar a opinião pela regularidade ou irregularidade das contas dos ordenadores de despesas, tendo em vista as seguintes definições:

 

I.       Regular ‑ quando expressarem, de forma clara e objetiva, a exatidão dos demonstrativos contábeis, a legalidade e a legitimidade dos atos do responsável.

 

II.     Regular com Ressalva (s) ‑ quando evidenciarem impropriedade ou qualquer outra falta de natureza formal ou, ainda, a prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico que não seja de natureza grave e não represente injustificado dano ao erário.

 

III.      Irregular ‑ quando comprovada qualquer das seguintes ocorrências: a) grave infração à norma legal ou regulamentar de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional ou patrimonial; b) injustificado dano ao erário, decorrente de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico; c) desfalque, desvio de dinheiros, bens e valores públicos.

 

Parágrafo Único: O parecer compõe-se, basicamente, de quatro parágrafos:

a) o referente à descrição do escopo e extensão dos trabalhos;

b) o relativo às ênfases, ressalvas e irregularidades, se for o caso, não estando limitado a apenas um único parágrafo;

c) o que expressa a opinião quanto à regularidade ou irregularidade nas gestões financeiras, orçamentárias, operacionais e patrimoniais;

d) o de encaminhamento à Auditoria Geral do Estado e ao Tribunal de Contas do Estado.

 

Art. 10 O Relatório Anual de Auditoria, a ser juntado no processo de prestação de contas dos ordenadores de despesas, conterá em títulos específicos, considerando os critérios de relevância, materialidade, além dos riscos, análises e avaliações conclusivas quanto aos seguintes tópicos:

 

I.       auditorias planejadas e realizadas pelos órgãos de controle interno da própria unidade, com justificativas, se for o caso, quanto ao não-cumprimento das metas previstas;

 

II.     falhas, irregularidades ou ilegalidades constatadas pelo órgão de controle interno setorial, indicando as providências adotadas;

 

III.    irregularidades ou ilegalidades que resultaram em prejuízo ao erário, indicando as medidas implementadas com vistas ao pronto ressarcimento ao órgão/entidade/fundo;

 

IV.    cumprimento das metas previstas no plano plurianual e na lei de diretrizes orçamentárias, relativas aos programas de governo e de trabalho, apontando os atos de gestão ilegítimos, ilegais ou antieconômicos que resultaram em dano ao erário ou prejudicaram o desempenho da ação administrativa, indicando as providências adotadas;

 

V.     resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional;

 

VI.    regularidade dos processos licitatórios e de pregão, dos atos relativos a dispensa e inexigibilidade de licitação, bem como dos contratos;

 

VII.  transferências e recebimentos de recursos mediante convênio, acordo, ajuste,contrato de repasse, termo de parceria ou outros instrumentos congêneres, destacando, dentre outros aspectos, à observância às normas legais e regulamentares pertinentes, a correta aplicação dos recursos recebidos e o atingimento dos objetivos pretendidos, bem como o devido registro no SIAFEM;

 

VIII. política de recursos humanos, destacando, em especial, a força de trabalho existente e a observância à legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal;

 

IX. cumprimento, pelo órgão ou entidade, das recomendações e determinações expedidas pelo órgão central de controle interno e controle externo, e, quando for o caso, pelas auditorias independentes, no exercício em referência, especificando os resultados previstos e alcançados ou justificativas pela não-implementação;

 

X. outros determinados por legislação específica.

 

TÍTULO IV

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

 

Art. 11 No caso de a PAA e dos RQAs não ingressarem no protocolo da Auditoria Geral do Estado nos prazos estabelecidos por esta Instrução Normativa, deverão as Coordenações de Auditoria da AGE comunicar o fato ao Auditor-Geral do Estado.

 

Art. 12 Pelo fato de as Assessorias de Controle Interno ainda não terem sido criadas na estrutura dos órgãos que compõem à Administração Direta por força do Decreto n.º 40.767, de 14 de maio de 2007, ficam as Secretarias de Estado desobrigadas da apresentação da PAA e dos RQAs até que ocorram as nomeações para o citado cargo.

 

Parágrafo Único: Para fins de elaboração do relatório do responsável pelo setor de revisão e tomada de contas, ou pelo setor equivalente, de que trata o inciso XXI do artigo 4.º da Deliberação TCE nº 198/96, deverá ser adotado o RAA, com modelo de Parecer nos moldes do Anexo II desta Instrução Normativa.

 

Art. 13 As Auditorias Internas, ou departamento/órgão equivalente, que já tiverem encaminhado seus programas de auditoria, para o exercício financeiro de 2008, à Auditoria Geral do Estado, ficam desobrigadas de enviar nova programação no modelo proposto por esta Instrução Normativa, devendo se adequar a presente norma a partir do exercício financeiro de 2009.

 

Art. 14 O disposto nesta Instrução Normativa aplicar-se-á a partir das contas relativas ao exercício de 2007, sendo que as prestações de contas referentes aos exercícios anteriores regem-se pelas disposições à época vigentes.

 

Art. 15 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

Art. 16 Ficam revogadas as disposições em contrário.

 

 

Rio de Janeiro, 27 de fevereiro de 2008.

 

Eugenio Manuel da Silva Machado

Auditor-Geral do Estado

ID 3.216.384-3

 

 

 

 

ANEXO I

 

(Logotipo do órgão/entidade)

 

PROGRAMAÇÃO ANUAL DE AUDITORIA

MATRIZ DE PLANEJAMENTO

 

ÓRGÃO/ENTIDADE: Declarar o nome do(s) principal(is) órgão(s)/entidade(s) auditado(s)

ANO: Declarar o ano a que se refere o planejamento

 

Gestão: Orçamentária

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria na área da gestão orçamentária.

ESCOPO: Definir o escopo

 

QUESTÕES DE AUDITORIA

FONTES DE INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE AUDITORIA

PERÍODO

Q1

 

 

 

Qn

 

 

 

 

 

Gestão: Financeira e Contábil

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria na área da gestão financeira e contábil

ESCOPO: Definir o escopo

 

QUESTÕES DE AUDITORIA

FONTES DE INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE AUDITORIA

PERÍODO

Q1

 

 

 

 

 

Gestão: Patrimonial

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria na área da gestão patrimonial

ESCOPO: Definir o escopo

 

QUESTÕES DE AUDITORIA

FONTES DE INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE AUDITORIA

PERÍODO

Q1

 

 

 

 

 

Gestão: Suprimentos de Bens e Serviços

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria na área da gestão de suprimentos de bens e serviços

ESCOPO: Definir o escopo

 

QUESTÕES DE AUDITORIA

FONTES DE INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE AUDITORIA

PERÍODO

Q1

 

 

 

 

 

Gestão: Recursos Humanos

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria na área da gestão de recursos humanos

ESCOPO: Definir o escopo

 

QUESTÕES DE AUDITORIA

FONTES DE INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE AUDITORIA

PERÍODO

Q1

 

 

 

 

 

Gestão: Tributária

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria na área da gestão tributária

ESCOPO: Definir o escopo

 

QUESTÕES DE AUDITORIA

FONTES DE INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE AUDITORIA

PERÍODO

Q1

 

 

 

 

 

Gestão: Outras

OBJETIVO: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria na área da gestão tributária

ESCOPO: Definir o escopo

 

QUESTÕES DE AUDITORIA

FONTES DE INFORMAÇÃO

TÉCNICAS DE AUDITORIA

PERÍODO

Q1

 

 

 

 

 

Rio de Janeiro,          de                    de 200X.

 

(assinatura do responsável pelo órgão de controle interno setorial)

_______________________________________

Nome

Cargo / matrícula

 

 

GLOSSÁRIO:

Matriz de Planejamento - é o documento que relaciona, a partir do enunciado do objetivo da auditoria, as diversas questões de auditoria e, para responder a cada uma, quais as informações requeridas, as fontes de informações e as técnicas de auditoria e as limitações do trabalho.

 

Tipo de Gestão - está relacionado ao objeto da auditoria.

 

Objeto da auditoria - Programa, atividade, projeto, processo ou sistema sujeito à auditoria e/ou fiscalização. Por exemplo:

  1. Gestão Orçamentária (Indicadores da Execução Orçamentária, Cumprimentos das metas estabelecidas no PPA);
  2. Gestão Financeira e Contábil (Elaboração das Demonstrações Contábeis, Análises das Contas);
  3. Gestão Patrimonial (Inspeção Física de Bens Patrimoniais e Almoxarifado, Prestações de Contas de Bens Patrimoniais e de Almoxarifados, Controle de Bens e Almoxarifado);
  4. Gestão de Suprimentos de Bens e Serviços (Licitações, Dispensas, Inexigibilidades, Contratos, Convênios);
  5. Gestão de Recursos Humanos (Folha de Pagamento, Concursos Públicos, Contratações);
  6.  Gestão Tributária (obrigações principais e acessórias com tributos, bases de cálculo e pagamentos de tributos);
  7. Outras gestões.

 

Objetivo da auditoria - é a declaração precisa daquilo que a auditoria pretende realizar e/ou a questão fundamental que deverá ser esclarecida.

 

Escopo da auditoria – Profundidade e amplitude do trabalho para alcançar o objetivo da auditoria. É definido em função do tempo e dos recursos humanos e materiais disponíveis

 

Questões de auditoria - são aspectos que compõem o escopo da auditoria e que devem ser investigados com vistas à satisfação do objetivo. São detalhadas na Matriz de Planejamento. Devem, preferencialmente, ser apresentadas sob a forma de perguntas.

 

Fontes de informação - podem ser primárias ou secundárias. As fontes primárias são aquelas nas quais a equipe tem controle sobre a forma de coleta dos dados. Por exemplo, entrevistas realizadas diretamente com os beneficiários de um programa ou registros e anotações originárias de uma visita da equipe às instalações de um projeto. As fontes secundárias são aquelas coletadas e sistematizadas por outros, como, por exemplo: Registros administrativos, em papel ou em meio magnético; Estudos e pesquisas existentes; Legislação, normas ou procedimentos; Documentos oficiais, como notas fiscais, memorandos, ofícios; estatísticas oficiais.

 

Técnicas de auditoria – Formas ou maneiras utilizadas na aplicação dos procedimentos de auditoria com vistas à obtenção de diferentes tipos de evidências ou ao tratamento de informações. As técnicas mais, usualmente, utilizadas são:

  1. exame documental – a equipe de auditoria deverá observar se as transações realizadas estão devidamente documentadas, se a documentação que suporta a operação contém indícios de inidoneidade, se a transação e a documentação suporte foram feitas por pessoas responsáveis e se a operação realizada é adequada em função das atividades de órgão/entidade;
  2. inspeção física – constatação in loco que deverá fornecer à equipe a certeza da existência, ou não, do objeto ou item verificado;
  3. conferência de cálculos – objetiva a conferência das operações que envolvam cálculos, na aplicação da técnica, a equipe não deve se limitar a conferir os cálculos realizados por terceiros, fazendo-se necessária a efetivação de cálculos próprios, que serão comparados, ao final, com aqueles apresentados pelo auditado;
  4. observação – consiste em olhar como um determinado processo ou procedimento está sendo executado por outros;
  5. entrevista – consiste na elaboração de perguntas objetivando a obtenção de respostas para quesitos previamente definidos;
  6. circularização – consiste na confirmação, junto a terceiros, de fatos alegados pela entidade, no planejamento dos trabalhos, a equipe deve considerar as partes externas que podem ser circularizadas e os objetivos de auditoria que poderão ser satisfeitos pela circularização;
  7. conciliações – objetiva verificar a compatibilidade entre o saldo das contas sintéticas com aqueles das contas analíticas, ou ainda o confronto dos registros mantidos pela entidade com elementos recebidos de fontes externas;
  8. análise de contas contábeis – objetiva examinar transações que geraram lançamentos em determinada conta contábil, essa técnica parte dos lançamentos contábeis para a identificação dos fatos e documentos que o suportam, as contas são selecionadas em função do objetivo geral e da sensibilidade da equipe de auditoria;
  9. revisão analítica – objetiva verificar o comportamento de valores significativos, mediante índices, quocientes, quantidades absolutas ou outros meios, com vistas à identificação de situações ou tendências atípicas. Na aplicação dos procedimentos  de revisão analítica, o auditor deve considerar: I. o objetivo dos procedimentos e o grau de confiabilidade dos resultados alcançáveis; II. a natureza do órgão/entidade e o conhecimento adquirido nas auditorias anteriores; e  III. a disponibilidade de informações, sua relevância, confiabilidade e comparabilidade.

 

Período de execução - em quadrimestres.

 

 

ANEXO II

 

RELATÓRIO DE AUDITORIA

 

MODELOS DE PARECER

 

PARECER DE AUDITORIA

 

REGULAR

 

(No caso de Parecer Regular sem Recomendação)

 

PARECER DE AUDITORIA

 

Com base no(a) (descrever o escopo e extensão dos exames) .......

 

(Parágrafos de ênfase ou menção, se for o caso). (Escrever tantos parágrafos quanto forem necessários, não estando limitado a apenas um único parágrafo)

 

Em nossa opinião, a prestação de contas dos ordenadores de despesas desta(e)____ (sigla da unidade), relativa ao exercício (ou período) de _________, é REGULAR.

 

O presente processo está em condição de ser submetido, inicialmente, à apreciação da Auditoria Geral do Estado e, posteriormente, encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado.

 

(No caso de Parecer Regular com Recomendação (ões))

 

PARECER DE AUDITORIA

 

Com base no(a) (descrever o escopo e extensão dos exames) .......

 

(Parágrafos de ênfase ou menção, se for o caso). (Escrever tantos parágrafos quanto forem necessários, não estando limitado a apenas um único parágrafo)

 

Em nossa opinião, a prestação de contas dos ordenadores de despesas desta(e)______ (sigla da unidade), relativa ao exercício (ou período) de _________, é REGULAR, sem prejuízo da(s) Recomendação(ões), contida(s) no Relatório, que deve(m) ser implementada(s).

 

O presente processo está em condição de ser submetido, inicialmente, à apreciação da Auditoria Geral do Estado e, posteriormente, encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado.

 

 

REGULAR COM RESSALVA(S)

 

(No caso de Parecer Regular com Ressalva(s) e sem Recomendação (ões))

 

PARECER DE AUDITORIA

 

Com base no(a) (descrever o escopo e extensão dos exames) .......

 

(Parágrafos de ênfase ou menção, se for o caso). (Escrever tantos parágrafos quanto forem necessários, não estando limitado a apenas um único parágrafo)

 

Em nossa opinião, a prestação de contas dos ordenadores de despesas desta(e) ____(sigla da unidade), relativa ao exercício (ou período) de ________, é REGULAR COM RESSALVA(S), contida(s) no(s) item(ns) _________ do Relatório.

 

O presente processo está em condição de ser submetido, inicialmente, à apreciação da Auditoria Geral do Estado e, posteriormente, encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado.

 

(No caso de Parecer Regular com Ressalva(s) e com Recomendação (ões))

 

PARECER DE AUDITORIA

 

Com base no(a) (descrever o escopo e extensão dos exames) .......

 

(Parágrafos de ênfase ou menção, se for o caso). (Escrever tantos parágrafos quanto forem necessários, não estando limitado a apenas um único parágrafo)

 

Em nossa opinião, a prestação de contas dos ordenadores de despesas desta(e)____ (sigla da unidade), relativa ao exercício (ou período) de _________, é REGULAR COM RESSALVA(S), contida(s) no(s) item(ns) _________ do Relatório, e sem prejuízo da(s) Recomendação(ões) apontada(s) no(s) item(ns) _________, que deve(m) ser implementada(s).

 

O presente processo está em condição de ser submetido, inicialmente, à apreciação da Auditoria Geral do Estado e, posteriormente, encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado.

 

 

 

IRREGULAR

 

(No caso de Parecer Irregular sem Ressalvas e sem Recomendação (ões))

 

 

PARECER DE AUDITORIA

 

Com base no(a) (descrever o escopo e extensão dos exames) .......

 

(Parágrafos de ênfase ou menção, se for o caso). (Escrever tantos parágrafos quanto forem necessários, não estando limitado a apenas um único parágrafo)

 

Em nossa opinião, a prestação de contas dos ordenadores de despesas desta(e)____ (sigla da unidade), relativa ao exercício (ou período) de _________, é IRREGULAR, em decorrência do(s) fato(s) apontado(s) no(s) item(ns) _________ do Relatório.

 

O presente processo está em condição de ser submetido, inicialmente, à apreciação da Auditoria Geral do Estado e, posteriormente, encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado.

 

(No caso de Parecer Irregular com Ressalvas e sem Recomendação (ões))

 

PARECER DE AUDITORIA

 

Com base no(a) (descrever o escopo e extensão dos exames) .......

 

(Parágrafos de ênfase ou menção, se for o caso). (Escrever tantos parágrafos quanto forem necessários, não estando limitado a apenas um único parágrafo)

 

Em nossa opinião, a prestação de contas dos ordenadores de despesas desta(e)___ (sigla da unidade), relativa ao exercício (ou período) de _________, é IRREGULAR, em decorrência do(s) fato(s) contido(s) no(s) item(ns) _________ do Relatório, e sem prejuízo da(s) Ressalva(s) apontada(s) no(s) item(ns) _________.

 

O presente processo está em condição de ser submetido, inicialmente, à apreciação da Auditoria Geral do Estado e, posteriormente, encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado.

 

(No caso de Parecer Irregular com Ressalvas e com Recomendação (ões))

 

PARECER DE AUDITORIA

 

Com base no(a) (descrever o escopo e extensão dos exames) .......

 

(Parágrafos de ênfase ou menção, se for o caso). (Escrever tantos parágrafos quanto forem necessários, não estando limitado a apenas um único parágrafo)

 

Em nossa opinião, a prestação de contas dos ordenadores de despesas desta(e)____ (sigla da unidade), relativa ao exercício (ou período) de _________, é IRREGULAR, em decorrência do(s) fato(s) contido(s) no(s) item(ns) _________ do Relatório, e sem prejuízo da(s) Ressalva(s) apontada(s) no(s) item(ns) _________ e da(s) recomendação(ões) no(s) item(ns) _________ , que deve(m) ser implementada(s).

 

O presente processo está em condição de ser submetido, inicialmente, à apreciação da Auditoria Geral do Estado e, posteriormente, encaminhado ao Tribunal de Contas do Estado.

 

 

 

 

Secretaria de Estado de Fazenda do Rio de Janeiro

Auditoria Geral do Estado

Av. Erasmo Braga, n° 118 – 13° andar – Rio de Janeiro / RJ – 20020-000 – Telefone Gabinete: (21) 2333-1814 – E-mail: age@fazenda.rj.gov.br

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