O AUDITOR-GERAL DO ESTADO, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o disposto no inciso I do artigo 26 da Resolução SEF n.º 45, de 29 de junho de 2007, combinado com o item 4 do parágrafo único do artigo 1.º da Lei n.º 287, de 04 de dezembro de 1979,

CONSIDERANDO:

- a necessidade de atualizar as normas de organização e apresentação das prestações de contas de convênios que impliquem dispêndio financeiro por Órgãos e Entidades da Administração Pública do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro,

- as disposições do Decreto n.º 44.879, de 15 de julho de 2014, que estabelece os procedimentos na celebração e execução de Convênios que impliquem dispêndios financeiros por Órgãos e Entidades da Administração Pública do Estado do Rio de Janeiro;

- a necessidade de adequação aos preceitos estabelecidos na Deliberação do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro - TCE-RJ nº 278, de 24 de agosto de 2017;

RESOLVE:

TÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º - Estabelecer normas de organização e apresentação das prestações de contas de convênios no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.

Parágrafo Único - Para os efeitos da presente Instrução Normativa, considera-se convênio, qualquer instrumento que discipline a transferência de recursos financeiros do orçamento estadual visando à execução de programa de governo, envolvendo a realização de projeto, atividade, serviço, aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação, e tenha como partícipes, de um lado, órgão da administração pública estadual; e, de outro, órgão ou entidade da administração pública federal ou municipal.

Art. 2º - A prestação de contas compreenderá duas fases:

I - apresentação das contas, de responsabilidade do órgão ou entidade da administração pública federal ou municipal, doravante denominado CONVENENTE;

II - análise e manifestação conclusiva das contas, de responsabilidade do órgão ou entidade estadual, doravante denominado CONCEDENTE, sem prejuízo da atuação dos órgãos de controle.

§ 1º - O convenente deverá apresentar as contas com elementos que permitam ao concedente avaliar o andamento ou concluir que o seu objeto foi executado conforme pactuado, com a descrição pormenorizada das atividades realizadas e a comprovação do alcance das metas e dos resultados esperados e a boa e regular aplicação de recursos, até o período de que trata a prestação de contas.

§ 2º - Todos os documentos e atos relativos à prestação de contas deverão ser registrados no Sistema de Convênios do Estado do Rio de Janeiro – CONVERJ ou em outro sistema que vier a substituí-lo.

§ 3º - Os documentos que necessitarem de assinaturas ou que não sejam gerados pelo CONVERJ deverão ser digitalizados e inseridos no sistema.

TÍTULO II

DOS DOCUMENTOS DO CONVENENTE

Art. 3º - O convenente ficará sujeito a apresentar ao concedente, por meio do CONVERJ, os seguintes documentos, inclusive nos casos de denúncia ou rescisão do convênio:

I - “Cadastro do responsável” de todos os signatários do convênio do convenente;

II - Cópia do plano de trabalho aprovado pelo concedente;

III - Cópia do convênio e dos eventuais termos aditivos, assinados;

IV - Relatório de Execução Físico-Financeira;

V - Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa, evidenciando os recursos recebidos em transferências, as contrapartidas financeira e de bens ou de serviços, os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso, e os saldos;

VI - Relação de Pagamentos das despesas realizadas com os recursos recebidos em transferências, a contrapartida financeira, e os rendimentos auferidos da aplicação dos recursos no mercado financeiro, quando for o caso;

VII - Cópia do despacho adjudicatório e de homologação das licitações realizadas ou de justificativa para sua dispensa ou inexigibilidade, quando for o caso, com o respectivo embasamento legal;

VIII - Relação de Bens adquiridos, se for o caso;

IX - Extrato da conta bancária específica do convênio referente ao período da prestação de contas, contendo toda a movimentação dos recursos e das aplicações no mercado financeiro;

X - Conciliação Bancária;

XI - Termo de aceitação definitiva da obra, quando o instrumento objetivar a execução de obras ou serviços de engenharia;

XII - Cópia dos documentos comprobatórios das despesas informadas na Relação de Pagamentos, emitidos na seguinte forma:

a) em nome do convenente e devidamente identificados com referência ao título e ao número do convênio;

b) atestados por dois empregados ou servidores;

XIII - Fotos das obras/serviços realizados, identificadas com a data, o local e o evento;

XIV - Relatório de Atendimento, no caso dos convênios referentes ao atendimento direto ao público nas áreas de assistência social, médica e educacional;

XV - Relatório circunstanciado, a ser apresentado somente na prestação de contas final, comprovando o cumprimento do objeto previsto no convênio, contendo comparativo específico das metas propostas com os resultados alcançados;

XVI - Manifestação do controle interno do convenente na prestação de contas final, quanto à regular aplicação dos recursos no objeto do convênio;

XVII - Comprovante de recolhimento de eventual saldo dos recursos, a ser realizado no prazo máximo de 30 (trinta) dias após o fim da vigência do convênio.

§ 1º - O convenente deverá apresentar documentos que comprovem a aplicação do valor da contrapartida de bens ou de serviços estipulada no plano de trabalho ou no convênio, se for o caso.

§ 2º - O concedente, bem como os órgãos de controle interno e externo, poderão solicitar a apresentação de outros documentos que não estejam relacionados neste artigo, a fim de facilitar a análise quanto ao atingimento dos objetivos pactuados.

§ 3º - Os originais das faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios das despesas realizadas no objeto do convênio, deverão ser mantidos em arquivo e em boa ordem, nas dependências do convenente, pelo prazo de 5 (cinco) anos após a aprovação da prestação de contas final pelo Ordenador de Despesa do concedente, com exceção dos comprovantes trabalhistas e da previdência social, que devem ser arquivados conforme legislação específica.

§ 4º - O convenente fica dispensado de apresentar, quando da prestação de contas final, os documentos especificados nos incisos IV a XIV deste artigo, relativos às parcelas que já tenham sido objeto de prestações de contas parciais.

TÍTULO III

DOS DOCUMENTOS DO CONCEDENTE

Art. 4º - O concedente deverá apresentar, no CONVERJ, os seguintes documentos:

I - Cópia do Relatório Técnico conclusivo, emitido pelo Núcleo de Convênios, da Secretaria de Estado da Casa Civil e Desenvolvimento Econômico, quando da autorização para celebração do convênio e de eventuais termos aditivos;

II - Cópia da Nota de Empenho emitida pelo concedente;

III - Cópia da publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro da nomeação do Coordenador Geral de Convênios do concedente;

IV - Cópia da publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro da nomeação do Gerente Executivo do convênio do concedente;

V - Cópia da publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro das publicações dos extratos do convênio e dos eventuais termos aditivos;

VI - Relatório do Coordenador Geral de Convênios;

VII - Parecer Técnico, emitido pelo Gerente Executivo do convênio, quanto à execução física e atingimento dos objetivos;

VIII - Parecer Financeiro, emitido pelo setor financeiro competente, quanto à aplicabilidade dos recursos financeiros do convênio;

IX - Pronunciamento do Ordenador de Despesa, com base na avaliação prévia do Gerente Executivo ou, na ausência deste, do Coordenador Geral do convênio, aprovando ou não a prestação de contas, quando se tratar de prestação de contas final;

X - Cópia da publicação no Diário Oficial do Estado do Rio de Janeiro do ato de aprovação ou não da prestação de contas final;

XI - Cópia do registro da aprovação do convênio no Sistema Integrado de Gestão Orçamentária, Financeira e Contábil do Rio de Janeiro – SIAFE-RIO e/ou de sua impugnação;

XII - “Cadastro do responsável” de todos os signatários do convênio do concedente, do Coordenador Geral e do Gerente Executivo de Convênios de todo o período de vigência e dos eventuais termos aditivos.

TÍTULO IV

DOS PRAZOS

Art. 5º - Quando a liberação dos recursos ocorrer em mais de 02 (duas) parcelas, a terceira ficará condicionada à comprovação de execução físico-financeira de, no mínimo, 65% (sessenta e cinco por cento) do valor total repassado, e assim sucessivamente, devendo ser apresentada a prestação de contas do total de recursos recebidos após a aplicação da última parcela.

Art. 6º - A prestação de contas final deverá ser apresentada pelo convenente, no prazo máximo de 60 (sessenta) dias após o término da vigência do convênio.

Art. 7º - A partir da data do recebimento das prestações de contas parciais e final, o concedente terá o prazo de 90 (noventa) dias para análise da documentação apresentada pelo convenente e inclusão no CONVERJ dos documentos previstos no art. 4º desta IN.

TÍTULO V

DA INADIMPLÊNCIA, DA RESCISÃO, DA EXTINÇÃO E DA CONCLUSÃO

Art. 8º - Ocorrendo inadimplência na apresentação da prestação de contas parcial ou impropriedade na execução do convênio, o concedente notificará, de imediato, o convenente, e suspenderá a liberação das parcelas subsequentes até o cumprimento da obrigação ou o saneamento requerido no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias.

Art. 9º - Quando a prestação de contas final não for apresentada no prazo determinado ou se constatada quaisquer impropriedades, na sua análise, deverá o concedente notificar, de imediato, o convenente, a fim de, no prazo improrrogável de 30 (trinta) dias, sob pena da imediata instauração de tomada de contas, cumprir a obrigação ou sanar as impropriedades ou, quando for o caso, recolher:

I - o valor total transferido, nos seguintes casos:

1. inexecução do objeto do convênio;
2. não apresentação, no prazo exigido, da prestação de contas;
3. utilização dos recursos em finalidade diversa da estabelecida no convênio;

II - o valor das contrapartidas financeira e de bens ou de serviços pactuadas, quando não comprovada a sua aplicação na execução do objeto do convênio;

III - o valor correspondente aos rendimentos de aplicação no mercado financeiro, referente ao período compreendido entre a liberação do recurso e sua utilização, na hipótese de não ter sido feita a aplicação do recurso ou na ausência de comprovação de seu emprego na consecução do objeto;

IV - o eventual saldo remanescente dos recursos financeiros repassados, inclusive os rendimentos de aplicação no mercado financeiro, quando não recolhido no prazo estabelecido no inciso XVII do artigo 3º desta Instrução Normativa;

V - o valor correspondente às despesas comprovadas com documentos inidôneos ou impugnados.

Parágrafo Único. Os valores a serem recolhidos pelo convenente, em qualquer caso, deverão ser atualizados monetariamente, pelo IGP-DI da FGV, ou qualquer outro índice que vier a substituí-lo, acrescido de juros legais, na forma da legislação aplicável aos débitos para com a Fazenda Estadual, desde a data do recebimento, na forma da legislação em vigor.

Art. 10 - Feita a notificação ao convenente e exaurido o prazo sem que as providências tenham sido cumpridas, o ordenador de despesas do concedente deverá adotar os seguintes procedimentos:

I - Rescindir o convênio, no caso de prestação de contas parcial;

II - Emitir seu pronunciamento pela não aprovação;

III - Instaurar o procedimento de tomada de contas, na forma da legislação vigente, se não houver a devolução dos recursos no prazo determinado.

Art. 11 - Após conclusão da análise da prestação de contas, incluindo a fase recursal, o concedente deverá:

I - registrar o resultado final da prestação de contas no CONVERJ;

II - registrar no CONVERJ a instauração da tomada de contas, se houver;

III - promover o arquivamento dos processos pertinentes ao convênio, inclusive das prestações de contas, quer sejam processos administrativos ou no CONVERJ, que ficarão à disposição dos órgãos de controle interno e externo.

TÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 12 - Para fins de prestação de contas, além dos documentos previstos no artigo 3º desta Instrução Normativa, o convenente deverá apresentar, anualmente, ao concedente, os documentos determinados pelo Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro – TCE/RJ em sua legislação própria.

Parágrafo Único - O concedente deverá manter arquivados, preferencialmente no CONVERJ, os documentos da concessão dos recursos públicos para o respectivo convênio, os documentos encaminhados pelo convenente e outros determinados pelo TCE/RJ para fins de prestação de contas, ficando à disposição dos órgãos de controle interno e externo.

Art. 13 - Em caso de solicitação de remessa para fins de certificação e julgamento pelos órgãos de controle interno e externo, respectivamente, a prestação de contas deverá ser acrescida do relatório de auditoria e parecer do órgão setorial de controle interno do concedente, e do relatório, parecer e certificado de auditoria da Auditoria Geral do Estado e encaminhada por meio de CD-ROM.

Art. 14 - Os Anexos desta Instrução Normativa estarão disponíveis no Portal da Auditoria Geral do Estado no site da Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento.

Art. 15 - Não se aplicam as disposições desta IN às prestações de contas das parcerias entre a administração pública estadual e as organizações da sociedade civil, em regime de mútua cooperação, para a consecução de finalidades de interesse público e recíproco, regidas pela Lei Federal nº 13.019, de 31 de julho de 2014.

Art. 16 - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, especialmente as Instruções Normativas AGE/SEFAZ n.º 20, de 03 de abril de 2013, e n.º 31, de 30 de janeiro de 2015.

Rio de Janeiro, 22 de março de 2018.

Rui César dos Santos Chagas

Auditor-Geral do Estado

ID 1.943.605-0

ANEXOS

Anexo I_Relatório da Execução Físico-Financeira

Anexo II_Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa

Anexo III_Relação de Pagamentos

Anexo IV_Relação de Bens

Anexo V_Conciliação Bancária

Anexo VI_Termo de Aceitação Definitiva

Anexo VII_Relatório de Atendimento

Anexo VIII_Relatório do Cumprimento do Objeto

Anexo IX_Relatório do Coordenador

Anexo X_Parecer Técnico

Anexo XI_Parecer Financeiro

Anexo XII_Pronunciamento do Ordenador de Despesa

Anexo XIII_Cadastro dos Responsáveis